Business Intelegence

BUSINESS INTELEGENCE

·         Pengertian Business Intelligence

Business intelligence Menurut Nadia Branon[1], Business Intelligence merupakan kategori yang umum digunakan untuk aplikasi dan teknologi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisa, dan menyediakan akses pada data agar dapat membantu pengguna dari kalangan perusahaan agar dapat mengambil keputusan dengan lebih baik dan tepat. Pada umumnya solusi yang disediakan oleh BI berupa sumber-sumber data dimana data yang sifatnya transaksional dikumpulkan, data warehouses/data marts, reporting dan alat visualisasi, seperti analisis prediksi dan modelling.

·         Mengapa BI?

Mengapa dan kapan suatu perusahaan mempertimbangkan BI? Apakah ada indikator yang mengatakan bahwa mereka membutuhkan BI?

BI merupakan sistem dasar bagi hampir seluruh kondisi yang melibatkan pembuatan keputusan bisnis dan formulasi strategi. Secara lebih mendetail, BI memungkinkan perusahaan lebih percaya diri dalam menghadapi berbagai tantangan, yaitu: pertama, tantangan bisnis tanpa henti, yakni penurunan keuntungan, merosotnya pangsa pasar, ancaman pencaplokan bisnis oleh pesaing, atau lainnya. Memang BI tak secara langsung menyelesaikan tantangan tersebut. Namun, BI andal dalam mengidentifikasi suatu solusi dan langkah maju. Caranya dengan menyediakan informasi yang relevan dan mudah digabungkan dengan pengambilan keputusan dan proses formulasi strategi. Hal inilah yang tidak mampu dilakukan oleh sistem komputer lainnya.

Kedua, fakta bahwa bisnis terus berubah. Di sinilah BI mengambil peran agar bisnis luwes beradaptasi terhadap segala perubahan. Dengan BI, pengumpulan informasi dari beragam sumber lebih terjamin sebagai antisipasi perubahan, baik di dalam maupun luar perusahaan.

·         Apa saja Manfaat BI?

ü  Keuntungan

Bagi perusahaan yang telah mengimplementasikan BI, mereka akan mampu menuai keuntungan keuangan dari implementasi tersebut. Dengan struktur implementasi BI yang baik, perusahaan akan cerdas mengadaptasikan tingkat layanan yang ditawarkan demi menjawab kebutuhan pelanggan.

ü  Pangsa pasar

Salah satu cara efektif menggenjot keuntungan dan stabilitas pasar adalah dengan melebarkan pangsa pasar perusahaan. Di tengah persaingan bisnis yang makin mengganas, monopoli merupakan hal yang beranjak usang karena pebisnis baru terus bermunculan. Mereka selalu berusaha menggerogoti pangsa pasar perusahaan yang telah mapan. Salah satu strategi mereka adalah memangkas harga sebagai strategi mengiming­imingi pelanggan suatu perusahan agar beralih ke produk mereka.

Jika hal itu terjadi, bagaimana cara perusahaan lain mengantisipasi? Perusahaan dengan keuangan yang lebih stabil tentu akan mampu bertahan, sisanya bisa jadi akan terlibas persaingan. Perusahaan yang mengimplementasikan BI, peluangnya akan lebih besar untuk tetap survive jika mereka mampu bereaksi dengan cepat dan dengan keputusan yang lebih baik mempertahankan pangsa pasar.

ü   Pengambilan keputusan

Keputusan yang Anda buat harus keputusan yang terbaik dari pilihan yang ada. Kita ambil contoh, Anda mengendarai mobil menuju kantor sembari mendengarkan siaran radio perkembangan lalu lintas. Sang penyiar menuturkan bahwa jalan tempat biasa Anda berbelok macet karena terdapat kecelakaan beruntun. Anda disarankan berbelok di perempatan berikutnya. Anda memperkirakan, jika tetap nekat melewati jalan tersebut, mungkin Anda akan terjebak kemacetan sekitar 25 menit. Sementara itu, pilihan yang disarankan penyiar radio, walau belokannya lebih jauh, tetapi hanya butuh tambahan waktu 15 menit. Berbekal informasi tersebut, keputusan Anda adalah berbelok di perempatan berikutnya dengan pertimbangan, di jalan tempat biasa Anda berbelok, kemacetannya tidak dapat Anda pastikan.

Prinsip ini tidak berbeda jauh dengan apa yang dilakukan BI. Yakni mengambil keputusan terbaik berdasarkan informasi yang dimiliki.

·         Karakteristik BI

Sistem BI yang efektif, setidaknya memiliki empat karakteristik, yakni:

1 Tujuan utama

Seluruh sistem komputer memiliki tujuan utama bagi seluruh pengguna sesuai dengan kebutuhan masing­masing pengguna. Kita ambil contoh perbandingan dengan sistem accounting. Sistem ini memiliki satu tujuan utama, yakni menyajikan laporan keuntungan dan kerugian serta neraca keseimbangan. Sementara itu tujuan utama BI adalah menyuguhkan beragam informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan setiap pengguna yang jelas berbeda. Semisal, direktur keuangan memiliki kebutuhan informasi yang berbeda dengan marketing atau operasional. Namun semuanya memiliki satu tujuan yang seragam, yakni menggapai tujuan bisnis dari perusahaan.

2 Ketersediaan data yang relevan

Poin inilah yang mungkin menjadi hal terpenting dalam sistem BI yang efektif. Sebagai contoh, divisi penjualan terkadang menunda pengiriman barang yang telah dipesan oleh pelanggan karena suatu alasan. Sementara itu, divisi lain baru mengetahui ada masalah penundaan pengiriman barang, lama setelah hal itu terjadi. Tentu saja divisi lain tidak perlu tahu seluruh detail dari penundaan pengiriman barang tersebut. Namun, divisi lain harus tahu informasi tersebut sesuai dengan kebutuhan mereka sebagai dasar pembuatan keputusan atas masalah tersebut. Dalam situasi seperti ini, pembuat keputusan kerap hanya berbekal informasi yang tidak lengkap atau bahkan yang tidak sebenarnya. Namun dengan dukungan BI, ketersediaan data yang relevan akan mampu disuguhkan.

3 Kemampuan utama BI di antaranya:

·         Pertama, memberi kemudahan akses informasi terbaru dari bisnis yang berjalan dan peluang yang diproyeksikan. Sejak 40 tahun silam, komputer telah menjadi urat nadi para pebisnis. Sayangnya, beberapa pebisnis tidak dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan untuk memahami kondisi bisnis mereka yang sebenarnya. Kebanyakan sistem komputer hanya menyajikan informasi performa bisnis secara dangkal dan melupakan pemahaman informasi yang lebih dalam.

Di sisi lain, sistem BI yang efektif dirancang untuk mengumpulkan informasi yang relevan dan dibutuhkan terkait status bisnis yang berjalan. Informasi tersebut dimanfaatkan untuk menghasilkan proyeksi bisnis untuk diproses. Pemahaman yang lebih mendalam dari informasi itulah yang menjadi dasar pengambilan keputusan. Fungsionalitas merupakan kunci dari karakteristik sistem BI yang meliputi beragam informasi yang tidak hanya terbatas di bidang keuangan, tetapi juga meliputi kapasitas produksi, kualitas produk, hubungan dengan pelanggan, sudut pandang pasar, serta lainnya yang relevan dengan pemahaman yang lebih mendalam untuk memandu arah pada keuntungan bisnis.

ü  Kedua, kapabilitas untuk melakukan analisis dan memenuhi permintaan pengguna. Aktivitas bisnis dan fungsi yang berbeda membutuhkan pengetahuan dan informasi yang dilihat dari sudut pandang yang berbeda. Sebagai contoh, ketika direktur keuangan dan SDM berdebat soal laporan keuangan yang menunjukkan penurunan keuntungan perusahaan dan melesetnya proyeksi bisnis. Respon spontan mereka mungkin berbeda. Direktur keuangan akan menelusuri area bisnis mana yang performanya rendah dan akan memotong biaya terkait. Sementara itu, direktur SDM akan mencari tahu alasan di balik lebih rendahnya performa karyawan dari standar yang diterapkan. Apakah disebabkan menurunnya semangat kerja, training yang amburadul, persaingan antarkaryawan yang tak sehat atau alasan lainnya.

·         4 komponen utama Bisnios Intelegence :

ü  Data warehouse adalah kumpulan dari komponen perangkat keras dan perangkat lunak yang dapat digunakan untuk mendapatkan analisa yang lebih baik dari data yang berjumlah sangat besar sehingga dapat membuat keputusan yang baik. manfaat atau kegunaan dari data warehouse ialah: memahami trend bisnis dan membuat perkiraan keputusan yang lebih baik dan menganalisa informasi mengenai penjualan harian dan membuat keputusan yang cepat dalam mempengaruhi performance perusahaan.

ü  business analytics adalah suatu aplikasi yang menyediakan proses pengambilan keputusan dengan akses berbasis waktu dari berbagai sumber data. Pengguna dapat menggunakan Business intelligence untuk mengakses suatu dimensional data warehouse yang interaktif dengan memanfaatkan OLAP untuk proses slice dan dice, drilling up serta drilling down

ü  user interface (dashboard) adalah satu kategori dari aplikasi business intelligence yang secara real time akan memonitoring berbagai informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi atau perusahaan dengan berbagai macam format seperti graphical gadgets, typically

ü  business performance management (BPM) adalah berfungsi menyediakan tool tool yang mereka butuhkan  untuk pengelolaan aplikasi mereka.

·         kegunaan Data Warehouse bagi business intelligence?

Manfaat atau kegunaan dari data warehouse ialah: memahami trend bisnis dan membuat perkiraan keputusan yang lebih baik dan menganalisa informasi mengenai penjualan harian dan membuat keputusan yang cepat dalam mempengaruhi performance perusahaan.

·         Tahapan-tahapan utama pengumpulan data pada Data Warehouse.

Dalam pengumpulan data terdapat 4 tahapan yang harus dilakukan yang diantaranya:

1.      Integrasi data

Integrasi data adalah penggabungan datadari berbagai sumber penyimpanan datauntuk menjadi satu kesatuan data yang koheren.

2.      Reduksi data

Teknik reduksi data diterapkan untuk memperoleh representasi tereduksi dari sejumlah data yang berimplikasi pada volume yang jauh lebih kecil.

3.      Pembersihan Data

Proses ini merupakan tahapan pembersihan data, yaitu mengisi data yang hilang, mengatasi data yang kotor dan rusak, mengidentifikasi atau membuang data pencilan, memperbaiki data yang tidak konsisten.

4.      Transformasi data

Transformasi data yaitu prosespengubahan data menjadi bentuk yang tepat.Proses ini dilakukan agar kondisi data tetapkonsisten dan dapat digunakan untuk proses.

·         Hubungan antara OLAP dan OLTP?

Online Transaction Processing Systems atau OLTP merupakan Sistem yang memproses suatu transaksi secara langsung (insert,update,delete) melalui komputer yang terhubung dalam jaringan. Sedangkan OLAP (Online Analytical Processing Systems) adalah Sistem yang dibuat untuk membantu dalam perencanaan, memecahkan masalah dan mendukung keputusan dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa keduanya merupakan sistem yang menggunakan suatu basis data.

·          Kaitan antara Data Warehouse, Data Mining dan Data Mart?

Data mining memerlukan data yang banyak untuk di analisa dan mendapatkan pattern2 tertentu, kemudian data dari data warehouse yang menyimpan banyak data. kemudian data warehouse menggunakan OLAP agar lebih cepat pemrosesannya.

Data warehouse merupakan suatu sistem yang mengkonsolidasikan data secara periodik dari sistem-sistem yang ada (OLTP) ke dalam suatu penyimpanan dimensional. Pada umumnya, data warehouse menyimpan data histori beberapa tahun dan diquery untuk keperluan business intelligence atau aktifitas analisis lainnya. Data warehouse diremajakan secara batch, tidak serta-merta setiap terjadinya transaksi pada sistem-sistem sumber tersebut.

Data warehouse sebagai sumber data pada data mining dan OLAP, bukanlah data mentah, data tersebut telah melalui preprocessing (akan diterangkan lebih lanjut di seri selanjutnya), yaitu cleaning, integrasi, dan konversi. Proses ini lebih dikenal dengan Extract – Transform – Load (ETL). Extract mengambil data dari bermacam-macam jenis dan sumber data, transform membuat perubahan yang meningkatkan kualitas data, load memasukkan data yang sudah diubah (transform) ke data warehouse. sedangkan data mart ialah suatu bagian pada data warehouse yang mendukung pembuatan laporan dan analisa data pada suatu unit, bagian atau operasi pada suatu perusahaan.